Autorisation d’accès aux dossiers accordée par l’employeur CNESST – formulaire

Le formulaire est destiné aux employeurs qui souhaitent accorder à une entité morale (entreprise ou organisme) ou à une personne physique (exploitant d’une entreprise, seul ou en société) le droit d’accéder aux dossiers détenus par la CNESST seulement lorsque l’accès en ligne n’est pas possible.

Si votre entreprise a déjà un guichet SST, l’accès doit être donné en ligne. Vous pouvez consulter notre publication ici.

La CNESST accepte la signature d’une des personnes suivantes :

Personne habilitée d’office : Personne physique qui, par son seul statut, peut signer des documents au nom de l’employeur. Ce statut peut différer selon la forme juridique de l’entreprise.

  • Dans le cas d’une personne morale, il s’agit d’une personne exerçant une fonction de dirigeant au sens entendu par sa loi constitutive. Par exemple, il peut s’agir du président, vice-président, trésorier, secrétaire ou d’une personne déclarée au registre des entreprises du Québec ayant une fonction autre qu’ « administrateur ».
  • Dans le cas d’une entreprise individuelle, il s’agit du propriétaire unique.
  • Dans le cas d’une société en nom collectif, il s’agit d’un des associés.
  • Dans le cas d’une société en commandite, il s’agit d’un des commandités.

OU

Répondant de l’employeur : Personne que l’employeur a déjà autorisé parmi ses employés pour le représenter à titre de répondant.

 

 OU  

Autre personne dûment autorisée à signer des documents au nom de l’employeur :

  • Personne morale (firme ou organisme) : La personne autorisée à signer le formulaire doit agir conformément aux règlements de cette entité ou en vertu d’une résolution adoptée par son conseil d’administration.
  • Entreprise individuelle ou société : La personne habilitée à signer le formulaire doit posséder une procuration signée par une personne ayant l’autorité requise. Cette procuration, ainsi que tout règlement ou résolution attestant de l’autorité du signataire, doivent être joints au formulaire.

 

RÉVOCATION DU DROIT D’ACCÈS

Vous avez la possibilité de révoquer l’autorisation d’accès accordée à la personne autorisée ou à d’autres individus affiliés auprès de la CNESST. 

Pour ce faire, veuillez contacter la CNESST au 1 844 838-0808.

Autorisation d’accès aux dossiers accordée par l’employeur CNESST – électronique

Ce service est destiné aux employeurs qui souhaitent accorder à une entité morale (entreprise ou organisme) ou à une personne physique (exploitant d’une entreprise, seul ou en société) le droit d’accéder aux dossiers détenus par la CNESST. Ces dossiers concernent la classification et la cotisation de l’employeur, ainsi que les coûts des prestations et les dossiers relatifs aux lésions professionnelles.


Voici comment procéder afin d’octroyer le droit d’accès à votre dossier CNESST :

1. Cliquer sur le lien de la CNESST qui suit :

Me connecter – MonEspace – Employeurs | Commission des normes de l’équité de la santé et de la sécurité du travail – CNESST (gouv.qc.ca)

 

2. Code d’accès de la CNESST

Vous aurez ensuite deux options, il faut choisir celle vous permettant d’accéder au Guichet SST.

 

 

3. Code d’utilisateur et mot de passe

Il faut maintenant entrer votre code d’utilisateur, votre mot de passe et ensuite vous connecter

 

4. Gestion des demandes d’accès reçues

Ensuite cliquer sur « Accès » en haut à droite et sur « Gestion des demandes d’autorisation d’accès reçues » dans le sous-menu.

Un numéro de référence devrait apparaître. En cliquant dessus, vous pourrez ensuite nous donner l’accès au dossier SST.

 

 

ou  

clicSÉQUR – Entreprises

Si vous ne trouvez pas cette information dans votre guichet, il est possible que vous ayez un accès à partir de clicSÉQUR – Entreprises. Dans ce cas, vous verrez dans l’accueil du compte :

 

 

Alternative

La CNESST, dans des circonstances exceptionnelles, accepte l’utilisation du formulaire papier / PDF jusqu’à 7 jours après la demande d’accès, lorsque l’employeur à de la difficulté d’accorder les droits d’accès électroniquement. À cet effet, vous pouvez également consulter notre publication concernant l’accès au guichet via formulaire.

N’hésitez pas à consulter le site de la CNESST pour plus de détails et pour accéder au formulaire d’autorisation externe.

Votre déclaration des salaires à la CNESST

Vos obligations                                                                                                        

La déclaration des salaires à la CNESST est une obligation pour tous les employeurs inscrits. Elle doit être produite chaque année avant le 15 mars pour éviter d’encourir une pénalité et des intérêts.

 

La production de la déclaration des salaires est obligatoire, même si l’employeur n’a versé aucun salaire durant l’année précédente. Il suffit alors d’inscrire « 0 » dans les cases de l’étape 2 du service en ligne.

 

Pourquoi?

Cette déclaration sert à calculer votre cotisation annuelle qui protège vos travailleurs en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle. Vous devez y déclarer tous les salaires payés au cours de la dernière année.

Votre déclaration des salaires permet aussi de vérifier si le total des versements périodiques effectués pour l’année est suffisant, en fonction des salaires déclarés. Même si vous faites des versements périodiques à Revenu Québec, ces deux démarches sont complémentaires. Après avoir produit votre déclaration, vous recevrez un Avis de cotisation, qui présentera en détail votre cotisation et le solde à payer, le cas échéant.

 

Il est à noter que les employeurs membres d’une mutuelle de prévention peuvent recevoir des remboursements sur leur Avis de cotisation en raison des recalculs de taux personnalisé effectués au cours de l’année.  

 

Une attention particulière

Calcul des excédents : Puisque l’entreprise doit cotiser à la CNESST pour protéger ses travailleurs jusqu’à concurrence du salaire maximum assurable, il est essentiel de déduire la partie excédentaire à la ligne 7 de votre Déclaration.

Le calcul des excédents est différent pour les employeurs du domaine de la construction ou de la rénovation résidentielle.

Travailleurs autonomes : Consultez la page distinction entre travailleur et travailleur autonome sur le site de la CNESST. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour bien remplir la ligne 2 de votre Déclaration.

Travailleurs auxiliaires : Consultez la page 14 du guide si elle a été octroyée à votre entreprise. Pour les travailleurs auxiliaires qui effectuent des travaux rattachés à plus d’une unité, il est primordial de déclarer ces travailleurs à la ligne 9 de votre Déclaration.

Protection personnelle : Pour les personnes admissibles (par exemple, dirigeant, membre d’un conseil, commissaire ou maire) selon les indications de la CNESST de la ligne 5 de votre Déclaration.

 

Il est important de consulter le guide de déclaration des salaires de la CNESST pour vous assurer de déclarer adéquatement vos salaires; d’autres cas spéciaux pourraient s’appliquer à votre situation. C’est votre responsabilité. Prenez le temps de vous informer et de suivre les directives appropriées.

 

Comment

La meilleure façon de produire votre déclaration est d’accéder à Mon Espace CNESST, accessible à partir de clicSÉQUR – Entreprises. L’employeur peut ainsi profiter d’un espace en ligne sécurisé conçu pour répondre à ses besoins.

Mon Espace CNESST permet notamment :

§  de produire en ligne votre déclaration des salaires ou d’en déléguer la production à une personne externe (p. ex., votre comptable);

§  de recevoir des notifications par courriel quand une décision ou un document est déposé, ou encore lorsqu’une action est attendue;

§  d’accéder à l’historique des documents remplis ou déposés;

§  de transmettre des documents par messagerie sécurisée;

§  d’effectuer rapidement certaines demandes en ligne et ainsi d’éviter les délais postaux.

 

Vous pouvez également produire votre déclaration en utilisant les codes d’accès reçu par la poste, sans passer par Mon Espace CNESST.

 

Enfin, vous avez la possibilité de produire votre déclaration par la poste, ce qui nécessite l’obtention d’un formulaire papier. Pour ce faire, il suffit d’en faire la demande directement à la CNESST par téléphone au 1-844-838-0808.

 

Pour conclure, nous sommes d’avis que la période de déclaration des salaires offre une excellente occasion pour réfléchir à la nature des activités de votre entreprise. Comme les entreprises évoluent et adaptent leurs offres de service, il est possible que de nouvelles unités de classification soient disponibles pour mieux refléter les risques associés à votre organisation.

 

 

Pour en savoir plus, consultez la section Déclaration des salaires sur le site web de la CNESST, ou encore, téléchargez le Guide de la déclaration des salaires de la CNESST. Bonne exploration !