30 juin – une date importante!

 

Les délais pour un changement de mutuelle

Plusieurs contrats de mutuelle se renouvellent automatiquement le 30 juin

Évitez les pénalités de non-renouvellement

En transmettant un avis de non-renouvellement à votre mutuelle actuelle avant le 30 juin, vous avez le temps de comparer les offres et de choisir la mutuelle qui correspond le mieux à vos besoins sans encourir de pénalité.

Le choix d’une nouvelle mutuelle doit se faire d’ici au 30 septembre. Vous vous achetez donc du temps afin de mieux évaluer vos options.

Comment faire?  

Transmettez un avis de non-renouvellement ou une demande de prolongation de délai à votre mutuelle actuelle. Vous pouvez le faire par courriel auprès de votre gestionnaire actuel.

Ci-dessous, deux modèles qui pourraient vous servir dans environ 90% des cas. Pour en avoir le cœur net, vous pouvez également nous contacter afin de vous assurer que votre lettre soit conforme.

 

[Ville], [Date]

[Nom du gestionnaire de mutuelle]
[Nom de la personne contact chez le gestionnaire]
[Adresse]
[Ville] (Québec) [Code postal]

Objet : Avis de résiliation du contrat
Entreprise : [Votre nom d’entreprise]
NEQ : [Votre NEQ]

—————————————–

Veuillez prendre note que notre entreprise désire mettre fin à sa participation en tant qu’employeur à la mutuelle de prévention [Nom de la mutuelle] -[MUT00000].

Conformément au contrat de services intervenu entre [Nom du gestionnaire de mutuelle] et [Votre nom d’entreprise], le présent avis met fin au renouvellement automatique de l’adhésion en mutuelle et du contrat entre les parties.

Espérant le tout conforme, veuillez agréer, nos meilleures salutations.

 


[Ville], [Date]

[Nom du gestionnaire de mutuelle]
[Nom de la personne contact chez le gestionnaire]
[Adresse]
[Ville] (Québec) [Code postal]

Objet : Avis de résiliation du contrat
Entreprise : [Votre nom d’entreprise]
NEQ : [Votre NEQ]

—————————————–

Nous sommes actuellement liés par un contrat d’adhésion à votre mutuelle de prévention [Nom de la mutuelle] -[MUT00000], lequel prévoit un renouvellement automatique de l’entente à moins qu’un préavis écrit soit donné au plus tard le 30 juin.

Puisque nous sommes actuellement en processus de réflexion sur l’opportunité de renouveler ou non ce contrat d’adhésion, nous ne serons pas en mesure de prendre une décision à court terme. Nous vous demandons de nous accorder une prolongation de ce délai de préavis écrit et ce, jusqu’au 15 septembre.

A défaut d’une confirmation de votre part que notre demande de prolongation de délai soit acceptée et ce, dans un délai de trois (3) jours ouvrables, veuillez considérer la présente comme un préavis écrit mettant fin au contrat entre les parties.

Dans l’attente d’une confirmation de votre part, veuillez agréer, nos salutations distinguées.


Autorisation d’accès aux dossiers accordée par l’employeur CNESST – formulaire

Le formulaire est destiné aux employeurs qui souhaitent accorder à une entité morale (entreprise ou organisme) ou à une personne physique (exploitant d’une entreprise, seul ou en société) le droit d’accéder aux dossiers détenus par la CNESST seulement lorsque l’accès en ligne n’est pas possible.

Si votre entreprise a déjà un guichet SST, l’accès doit être donné en ligne. Vous pouvez consulter notre publication ici.

La CNESST accepte la signature d’une des personnes suivantes :

Personne habilitée d’office : Personne physique qui, par son seul statut, peut signer des documents au nom de l’employeur. Ce statut peut différer selon la forme juridique de l’entreprise.

  • Dans le cas d’une personne morale, il s’agit d’une personne exerçant une fonction de dirigeant au sens entendu par sa loi constitutive. Par exemple, il peut s’agir du président, du vice-président, du trésorier, du secrétaire ou d’une personne déclarée au registre des entreprises du Québec ayant une fonction autre qu’ « administrateur ».
  • Dans le cas d’une entreprise individuelle, il s’agit du propriétaire unique.
  • Dans le cas d’une société en nom collectif, il s’agit d’un des associés.
  • Dans le cas d’une société en commandite, il s’agit d’un des commandités.

OU

Répondant de l’employeur : Personne que l’employeur a déjà autorisé parmi ses employés pour le représenter à titre de répondant.

OU  

Autre personne dûment autorisée à signer des documents au nom de l’employeur :

  • Personne morale (firme ou organisme) : La personne autorisée à signer le formulaire doit agir conformément aux règlements de cette entité ou en vertu d’une résolution adoptée par son conseil d’administration.
  • Entreprise individuelle ou société : La personne habilitée à signer le formulaire doit posséder une procuration signée par une personne ayant l’autorité requise. Cette procuration, ainsi que tout règlement ou résolution attestant de l’autorité du signataire, doivent être joints au formulaire.

 

RÉVOCATION DU DROIT D’ACCÈS

Vous avez la possibilité de révoquer l’autorisation d’accès accordée à la personne autorisée ou à d’autres individus affiliés auprès de la CNESST. 

Autorisation d’accès aux dossiers accordée par l’employeur CNESST – électronique

Ce service est destiné aux employeurs qui souhaitent accorder à une entité morale (entreprise ou organisme) ou à une personne physique (exploitant d’une entreprise, seul ou en société) le droit d’accéder aux dossiers détenus par la CNESST. Ces dossiers concernent la classification et la cotisation de l’employeur, ainsi que les coûts des prestations et les dossiers relatifs aux lésions professionnelles.

Voici comment procéder afin d’octroyer le droit d’accès à votre dossier CNESST :

1. Cliquer sur le lien de la CNESST qui suit :

Me connecter – MonEspace – Employeurs | Commission des normes de l’équité de la santé et de la sécurité du travail – CNESST (gouv.qc.ca)

 

2. Code d’accès de la CNESST

Vous aurez ensuite deux options, choisissez celle vous permettant d’accéder au Guichet SST.

 

 

3. Code d’utilisateur et mot de passe

Il faut maintenant entrer votre code d’utilisateur, votre mot de passe et ensuite vous connecter.

 

4. Gestion des demandes d’accès reçues

Ensuite, cliquer sur « Accès » en haut à droite et sur « Gestion des demandes d’autorisation d’accès reçues » dans le sous-menu.

Un numéro de référence devrait apparaître. En cliquant dessus, vous pourrez ensuite nous donner l’accès au dossier SST.

 

 

ou  

clicSÉQUR – Entreprises

Si vous ne trouvez pas cette information dans votre guichet, il est possible que vous ayez un accès à partir de clicSÉQUR – Entreprises. Dans ce cas, vous verrez dans l’accueil du compte :

 


 

Alternative

La CNESST, dans des circonstances exceptionnelles, accepte l’utilisation du formulaire papier / PDF jusqu’à 7 jours après la demande d’accès, lorsque l’employeur a de la difficulté d’accorder les droits d’accès électroniquement. À cet effet, vous pouvez également consulter notre publication concernant l’accès au guichet via formulaire.

N’hésitez pas à consulter le site de la CNESST pour plus de détails et pour accéder au formulaire d’autorisation externe.

RÉVOCATION DU DROIT D’ACCÈS

Vous avez la possibilité de révoquer l’autorisation d’accès accordée à la personne autorisée ou à d’autres individus affiliés auprès de la CNESST. 

Votre déclaration des salaires à la CNESST

Vos obligations                                                                                                        

La déclaration des salaires à la CNESST est une obligation pour tous les employeurs inscrits. Elle doit être produite chaque année avant le 15 mars pour éviter d’encourir une pénalité et des intérêts.

 

La production de la déclaration des salaires est obligatoire, même si l’employeur n’a versé aucun salaire durant l’année précédente. Il suffit alors d’inscrire « 0 » dans les cases de l’étape 2 du service en ligne.

 

Pourquoi?

Cette déclaration sert à calculer votre cotisation annuelle qui protège vos travailleurs en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle. Vous devez y déclarer tous les salaires payés au cours de la dernière année.

Votre déclaration des salaires permet aussi de vérifier si le total des versements périodiques effectués pour l’année est suffisant, en fonction des salaires déclarés. Même si vous faites des versements périodiques à Revenu Québec, ces deux démarches sont complémentaires. Après avoir produit votre déclaration, vous recevrez un Avis de cotisation, qui présentera en détail votre cotisation et le solde à payer, le cas échéant.

 

Il est à noter que les employeurs membres d’une mutuelle de prévention peuvent recevoir des remboursements sur leur Avis de cotisation en raison des recalculs de taux personnalisé effectués au cours de l’année.  

 

Une attention particulière

Calcul des excédents : Puisque l’entreprise doit cotiser à la CNESST pour protéger ses travailleurs jusqu’à concurrence du salaire maximum assurable, il est essentiel de déduire la partie excédentaire à la ligne 7 de votre Déclaration.

Le calcul des excédents est différent pour les employeurs du domaine de la construction ou de la rénovation résidentielle.

Travailleurs autonomes : Consultez la page distinction entre travailleur et travailleur autonome sur le site de la CNESST. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour bien remplir la ligne 2 de votre Déclaration.

Travailleurs auxiliaires : Consultez la page 14 du guide si elle a été octroyée à votre entreprise. Pour les travailleurs auxiliaires qui effectuent des travaux rattachés à plus d’une unité, il est primordial de déclarer ces travailleurs à la ligne 9 de votre Déclaration.

Protection personnelle : Pour les personnes admissibles (par exemple, dirigeant, membre d’un conseil, commissaire ou maire) selon les indications de la CNESST de la ligne 5 de votre Déclaration.

 

Il est important de consulter le guide de déclaration des salaires de la CNESST pour vous assurer de déclarer adéquatement vos salaires; d’autres cas spéciaux pourraient s’appliquer à votre situation. C’est votre responsabilité. Prenez le temps de vous informer et de suivre les directives appropriées.

 

Comment

La meilleure façon de produire votre déclaration est d’accéder à Mon Espace CNESST, accessible à partir de clicSÉQUR – Entreprises. L’employeur peut ainsi profiter d’un espace en ligne sécurisé conçu pour répondre à ses besoins.

Mon Espace CNESST permet notamment :

§  de produire en ligne votre déclaration des salaires ou d’en déléguer la production à une personne externe (p. ex., votre comptable);

§  de recevoir des notifications par courriel quand une décision ou un document est déposé, ou encore lorsqu’une action est attendue;

§  d’accéder à l’historique des documents remplis ou déposés;

§  de transmettre des documents par messagerie sécurisée;

§  d’effectuer rapidement certaines demandes en ligne et ainsi d’éviter les délais postaux.

 

Vous pouvez également produire votre déclaration en utilisant les codes d’accès reçu par la poste, sans passer par Mon Espace CNESST.

 

Enfin, vous avez la possibilité de produire votre déclaration par la poste, ce qui nécessite l’obtention d’un formulaire papier. Pour ce faire, il suffit d’en faire la demande directement à la CNESST par téléphone au 1-844-838-0808.

 

Pour conclure, nous sommes d’avis que la période de déclaration des salaires offre une excellente occasion pour réfléchir à la nature des activités de votre entreprise. Comme les entreprises évoluent et adaptent leurs offres de service, il est possible que de nouvelles unités de classification soient disponibles pour mieux refléter les risques associés à votre organisation.

 

 

Pour en savoir plus, consultez la section Déclaration des salaires sur le site web de la CNESST, ou encore, téléchargez le Guide de la déclaration des salaires de la CNESST. Bonne exploration !