Vos obligations
La déclaration des salaires à la CNESST est une obligation pour tous les employeurs inscrits. Elle doit être produite chaque année avant le 15 mars pour éviter d’encourir une pénalité et des intérêts.
La production de la déclaration des salaires est obligatoire, même si l’employeur n’a versé aucun salaire durant l’année précédente. Il suffit alors d’inscrire « 0 » dans les cases de l’étape 2 du service en ligne.
Pourquoi?
Cette déclaration sert à calculer votre cotisation annuelle qui protège vos travailleurs en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle. Vous devez y déclarer tous les salaires payés au cours de la dernière année.
Votre déclaration des salaires permet aussi de vérifier si le total des versements périodiques effectués pour l’année est suffisant, en fonction des salaires déclarés. Même si vous faites des versements périodiques à Revenu Québec, ces deux démarches sont complémentaires. Après avoir produit votre déclaration, vous recevrez un Avis de cotisation, qui présentera en détail votre cotisation et le solde à payer, le cas échéant.
Il est à noter que les employeurs membres d’une mutuelle de prévention peuvent recevoir des remboursements sur leur Avis de cotisation en raison des recalculs de taux personnalisé effectués au cours de l’année.
Une attention particulière
Calcul des excédents : Puisque l’entreprise doit cotiser à la CNESST pour protéger ses travailleurs jusqu’à concurrence du salaire maximum assurable, il est essentiel de déduire la partie excédentaire à la ligne 7 de votre Déclaration.
Le calcul des excédents est différent pour les employeurs du domaine de la construction ou de la rénovation résidentielle.
Travailleurs autonomes : Consultez la page distinction entre travailleur et travailleur autonome sur le site de la CNESST. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour bien remplir la ligne 2 de votre Déclaration.
Travailleurs auxiliaires : Consultez la page 14 du guide si elle a été octroyée à votre entreprise. Pour les travailleurs auxiliaires qui effectuent des travaux rattachés à plus d’une unité, il est primordial de déclarer ces travailleurs à la ligne 9 de votre Déclaration.
Protection personnelle : Pour les personnes admissibles (par exemple, dirigeant, membre d’un conseil, commissaire ou maire) selon les indications de la CNESST de la ligne 5 de votre Déclaration.
Il est important de consulter le guide de déclaration des salaires de la CNESST pour vous assurer de déclarer adéquatement vos salaires; d’autres cas spéciaux pourraient s’appliquer à votre situation. C’est votre responsabilité. Prenez le temps de vous informer et de suivre les directives appropriées.
Comment
La meilleure façon de produire votre déclaration est d’accéder à Mon Espace CNESST, accessible à partir de clicSÉQUR – Entreprises. L’employeur peut ainsi profiter d’un espace en ligne sécurisé conçu pour répondre à ses besoins.
Mon Espace CNESST permet notamment :
§ de produire en ligne votre déclaration des salaires ou d’en déléguer la production à une personne externe (p. ex., votre comptable);
§ de recevoir des notifications par courriel quand une décision ou un document est déposé, ou encore lorsqu’une action est attendue;
§ d’accéder à l’historique des documents remplis ou déposés;
§ de transmettre des documents par messagerie sécurisée;
§ d’effectuer rapidement certaines demandes en ligne et ainsi d’éviter les délais postaux.
Vous pouvez également produire votre déclaration en utilisant les codes d’accès reçu par la poste, sans passer par Mon Espace CNESST.
Enfin, vous avez la possibilité de produire votre déclaration par la poste, ce qui nécessite l’obtention d’un formulaire papier. Pour ce faire, il suffit d’en faire la demande directement à la CNESST par téléphone au 1-844-838-0808.
Pour conclure, nous sommes d’avis que la période de déclaration des salaires offre une excellente occasion pour réfléchir à la nature des activités de votre entreprise. Comme les entreprises évoluent et adaptent leurs offres de service, il est possible que de nouvelles unités de classification soient disponibles pour mieux refléter les risques associés à votre organisation.
Pour en savoir plus, consultez la section Déclaration des salaires sur le site web de la CNESST, ou encore, téléchargez le Guide de la déclaration des salaires de la CNESST. Bonne exploration !